E-Rechnungspflicht 2027: Der Countdown-Fahrplan für Handwerksbetriebe

Empfangen können musst du E-Rechnungen schon seit Januar 2025. Jetzt kommt die zweite Stufe: Ab dem 1. Januar 2027 müssen die ersten Betriebe E-Rechnungen auch versenden — und ab 2028 gilt das für alle. Bis dahin sind es noch wenige Monate, und wer die Umstellung auf den letzten Drücker schiebt, riskiert Stress mit Kunden, Steuerberater und Finanzamt.

Die gute Nachricht: Mit einem klaren Fahrplan ist die Umstellung in wenigen Wochen erledigt. Dieser Ratgeber zeigt, wer wann dran ist, was genau gilt und wie du dein zweites Halbjahr 2026 nutzt, um am 1. Januar 2027 entspannt zu sein.

Die Fristen: Wer muss wann versenden?

Die Versandpflicht kommt in zwei Stufen (§ 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes):

!WARNINGDer Vorjahresumsatz zählt — also dein Umsatz 2026! Ob du ab dem 1. Januar 2027 versandpflichtig bist, entscheidet sich an deinem Gesamtumsatz des Jahres 2026. Ein guter Betrieb mit 8–10 Mitarbeitern kann die 800.000 € schneller reißen, als viele denken. Wer jetzt schon absehen kann, dass es knapp wird, sollte die Umstellung nicht auf 2027 verschieben.

Bis Ende 2026 läuft noch die allgemeine Übergangsregelung: Papier- und (mit Zustimmung des Empfängers) PDF-Rechnungen sind im B2B-Bereich weiterhin zulässig. Ab 2027 fällt diese Möglichkeit für die umsatzstarken Betriebe weg, ab 2028 für alle.

Für welche Rechnungen gilt die Pflicht — und für welche nicht?

Die Versandpflicht betrifft inländische B2B-Umsätze: Rechnungen an andere Unternehmen mit Sitz in Deutschland. Für Handwerksbetriebe typisch: Rechnungen an Generalunternehmer, Hausverwaltungen, Bauträger, gewerbliche Kunden, andere Handwerksbetriebe.

Nicht betroffen sind:

• Rechnungen an Privatkunden (B2C) — hier bleibt Papier oder PDF erlaubt
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto
• Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG — sie wurden mit dem Jahressteuergesetz 2024 dauerhaft von der Pflicht zum Ausstellen befreit (empfangen können müssen sie trotzdem)

Für den klassischen Handwerksbetrieb mit Privat- und Gewerbekunden heißt das: Du brauchst künftig beides — E-Rechnung für B2B, normale Rechnung für B2C. Eine gute Rechnungssoftware erledigt das automatisch, je nachdem, welcher Kunde hinterlegt ist.

Was genau musst du versenden können?

Eine E-Rechnung ist keine PDF, sondern ein strukturierter XML-Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. In der Praxis begegnen dir zwei Formate:

• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1): PDF mit eingebettetem XML — für Menschen lesbar wie eine normale Rechnung, für Maschinen auswertbar. Für die meisten Handwerksbetriebe das praktischste Format.
• XRechnung: Reines XML ohne Sichtkomponente — Standard bei öffentlichen Auftraggebern.

Die Unterschiede und Details erklärt unser Ratgeber ZUGFeRD und XRechnung im Handwerk. Grundlagen zur Empfangspflicht seit 2025 findest du im E-Rechnungs-Grundlagen-Artikel.

Der 6-Monats-Fahrplan: So nutzt du das zweite Halbjahr 2026

Schritt 1: Bestandsaufnahme (jetzt, ~1 Stunde)

Beantworte drei Fragen:

1. Wie schreibst du heute Rechnungen? Word/Excel, Rechnungssoftware oder Handwerkersoftware?
2. Wie hoch war dein Umsatz 2025 — und wo landest du 2026? Über oder unter 800.000 €?
3. Wie viel Prozent deiner Rechnungen gehen an Geschäftskunden?

Wer heute noch mit Word oder Excel fakturiert, hat den größten Handlungsbedarf: Aus Word wird ohne Zusatzwerkzeug keine gültige E-Rechnung.

Schritt 2: Software klären (August–September 2026)

Die meisten aktuellen Rechnungsprogramme erzeugen ZUGFeRD und XRechnung bereits auf Knopfdruck. Prüfe bei deinem Anbieter:

• Erzeugt die Software ZUGFeRD 2.x und XRechnung in der aktuellen Version?
• Werden eingehende E-Rechnungen visualisiert und verarbeitet? (Empfangspflicht gilt seit 2025)
• Gibt es eine GoBD-konforme Archivierung oder einen sauberen Export für den Steuerberater?
• Unterscheidet die Software automatisch zwischen B2B- und B2C-Kunden?

Wenn deine Software das nicht kann und der Anbieter keinen Termin nennt: jetzt wechseln, nicht im Dezember 2026.