Mitarbeiter-Zeiterfassung: Rechte und Pflichten für Handwerksbetriebe

Die Zeiterfassung ist Pflicht — so viel steht fest. Aber wer muss eigentlich was tun? Welche Pflichten hat der Arbeitgeber, welche der Arbeitnehmer? Darf der Mitarbeiter seine eigenen Zeitdaten einsehen? Was darf der Chef kontrollieren — und was nicht? Und was passiert, wenn sich eine Seite nicht an die Regeln hält?

Dieser Ratgeber klärt die Rechte und Pflichten beider Seiten — praxisnah für Handwerksbetriebe, mit den wichtigsten Rechtsgrundlagen und konkreten Handlungsempfehlungen.

Pflichten des Arbeitgebers

System bereitstellen

Die wohl wichtigste Pflicht: Der Arbeitgeber muss ein Zeiterfassungssystem bereitstellen. Das hat das BAG mit seinem Urteil vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) unmissverständlich klargestellt. Die Pflicht ergibt sich aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG.

Das System muss den Anforderungen entsprechen, die Bundesarbeitsgericht (BAG) und Europäischer Gerichtshof (EuGH) aufgestellt haben — es muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein:

• Objektiv: Die erfassten Daten bilden die tatsächliche Arbeitszeit ab — kein System, das nach Belieben angepasst wird. Nachträgliche Korrekturen bleiben möglich, sollten aber nachvollziehbar protokolliert werden (Änderungsprotokoll).
• Verlässlich: Das System läuft technisch stabil, und die Daten gehen nicht verloren.
• Zugänglich: Die Mitarbeiter können es ohne unzumutbaren Aufwand nutzen.

Erfasst werden muss die gesamte tägliche Arbeitszeit — also Beginn, Ende und damit die Dauer.

Für Handwerksbetriebe heißt das praktisch: Eine App auf dem Smartphone oder ein stationäres Terminal im Betrieb erfüllt die Anforderungen — sofern es die geforderten Daten verlässlich erfasst. Elektronisch ist (noch) nicht Pflicht, in der Praxis aber meist die einfachere und rechtssicherere Lösung.

Erfassung sicherstellen und kontrollieren

Es reicht nicht, ein System einzurichten und dann nie hinzuschauen. Der Arbeitgeber muss aktiv sicherstellen, dass die Zeiterfassung tatsächlich erfolgt. Das bedeutet:

• Regelmäßig prüfen, ob alle Mitarbeiter ihre Zeiten eintragen
• Bei fehlenden Buchungen nachhaken
• Auffällige Einträge hinterfragen (z. B. durchgehend exakt 8:00 Stunden ohne Schwankung)
• Sicherstellen, dass Pausen erfasst werden

Daten aufbewahren

Einen einheitlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeitraum für alle Arbeitszeitdaten gibt es derzeit nicht. Maßgeblich sind je nach Fall mehrere Regeln:

• § 16 Abs. 2 ArbZG: die über acht Stunden pro Werktag hinausgehende Arbeitszeit (Mehrarbeit) — mindestens 2 Jahre.
• § 17 MiLoG: für Minijobber und Beschäftigte in bestimmten Branchen (u. a. Baugewerbe) — Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, ebenfalls 2 Jahre.
• Aus Lohn-, Steuer- und Tarifrecht oder einer Betriebsvereinbarung können abweichende (längere) Fristen folgen; zur Verteidigung gegen arbeitsrechtliche Ansprüche kann eine längere Aufbewahrung sinnvoll sein (Überstundenansprüche verjähren regelmäßig in 3 Jahren, § 195 BGB).

Praktisch bedeutet saubere Aufbewahrung:

• Nachträgliche Korrekturen bleiben möglich, werden aber nachvollziehbar protokolliert (Änderungsprotokoll) — statt Daten unbemerkt zu verändern.
• Ein Export ist jederzeit möglich (für Gewerbeaufsicht, Steuerberater, Gericht).
• Backups stellen sicher, dass Daten nicht verloren gehen.
• Gelöscht wird, sobald keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, kein Verarbeitungszweck und kein berechtigtes Interesse (z. B. zur Rechtsverteidigung) mehr besteht — ein dokumentiertes Löschkonzept hilft dabei (DSGVO).

ArbZG-Compliance gewährleisten

Der Arbeitgeber ist dafür verantwortlich, dass die gesetzlichen Arbeitszeitgrenzen eingehalten werden:

• Werktägliche Arbeitszeit: grundsätzlich 8 Stunden, verlängerbar auf bis zu 10 Stunden — aber nur, wenn im Schnitt von 6 Kalendermonaten bzw. 24 Wochen 8 Stunden pro Werktag nicht überschritten werden
• Pausen: 30 Minuten bei mehr als 6 Stunden, 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden Arbeitszeit
• Ruhezeit: mindestens 11 Stunden zwischen zwei Arbeitstagen

Das System sollte automatisch warnen, wenn Grenzen erreicht werden. Denn: Selbst wenn der Mitarbeiter freiwillig länger arbeitet, haftet der Arbeitgeber.

Mitarbeiter informieren und schulen

Der Arbeitgeber muss seine Mitarbeiter darüber informieren:

• Dass eine Zeiterfassungspflicht besteht und welche Rechtsgrundlage dahintersteht
• Wie das System funktioniert (kurze Schulung oder Einweisung)
• Was erfasst werden muss (Beginn, Ende, Pausen, Projektbezug)
• Welche Daten erhoben werden und zu welchem Zweck (Datenschutzinformation nach DSGVO Art. 13)

Pflichten des Arbeitnehmers

Korrekt und zeitnah erfassen

Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, seine Arbeitszeiten korrekt einzutragen. Das ergibt sich aus der arbeitsvertraglichen Treuepflicht und — wenn vorhanden — aus konkreten Weisungen des Arbeitgebers.

„Korrekt" bedeutet:

• Wahrheitsgemäß: Das Ergebnis muss die tatsächliche Arbeitszeit verlässlich abbilden. Transparente Rundungsregeln oder nachträgliche Korrekturen sind nicht pauschal verboten — unzulässig sind systematisches Runden zu Lasten der Beschäftigten und bewusst falsche Einträge.
• Zeitnah: möglichst am selben Tag statt rückwirkend am Monatsende. Eine allgemeine gesetzliche Pflicht zur Erfassung „am selben Tag" gibt es nicht; für Minijobber und bestimmte Branchen schreibt § 17 MiLoG die Aufzeichnung aber spätestens bis zum Ablauf des 7. auf den Arbeitstag folgenden Kalendertags vor.
• Vollständig: Arbeitsbeginn, Arbeitsende und die Dauer — nicht nur „8 Stunden" ohne Details.

Stempeln ist keine Kür

Die Nutzung des vom Arbeitgeber bereitgestellten Zeiterfassungssystems ist eine arbeitsvertragliche Pflicht. Der Arbeitnehmer kann nicht sagen: „Das ist mir zu kompliziert" oder „Ich habe keine Lust auf die App." Wenn der Arbeitgeber ein System bereitstellt und die Nutzung anweist, muss der Mitarbeiter es nutzen.

Keine Erfassung für andere

Grundsätzlich darf ein Mitarbeiter nur seine eigenen Zeiten erfassen. Wenn der Vorarbeiter für sein Team stempelt (was in der Praxis vorkommt), muss das vom Arbeitgeber ausdrücklich so angeordnet sein und die betroffenen Mitarbeiter müssen informiert sein. Kollegiales „Mitstempeln" — also ein Kollege stempelt den anderen mit ein — ist unzulässig und kann als Beihilfe zum Arbeitszeitbetrug gewertet werden.

Einsichtsrecht des Mitarbeiters (DSGVO Art. 15)

Das Recht auf Auskunft

Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Jeder Mitarbeiter hat nach Art. 15 DSGVO das Recht, Auskunft über die ihn betreffenden Daten zu verlangen. Das umfasst:

• Welche Daten über ihn gespeichert sind (Zeitbuchungen, GPS-Daten, Geräteinformationen)
• Zu welchem Zweck die Daten verarbeitet werden
• Wer Zugang zu den Daten hat (Vorgesetzte, Personalabteilung, Steuerberater)
• Wie lange die Daten gespeichert werden
• Ob Daten an Dritte weitergegeben werden (z. B. DATEV-Export an Steuerberater)

Frist und Form

Der Arbeitgeber muss auf eine Auskunftsanfrage innerhalb eines Monats reagieren. Die Antwort muss schriftlich oder elektronisch erfolgen. In der Praxis bedeutet das: Wenn dein Mitarbeiter fragt „Welche Zeiten hast du von mir gespeichert?", musst du ihm innerhalb eines Monats eine vollständige Übersicht geben können.

Recht auf Kopie

Art. 15 Abs. 3 DSGVO gibt dem Mitarbeiter das Recht auf eine Kopie seiner Daten. Er kann also verlangen, seine gesamten Zeitbuchungen als Datei zu erhalten — zum Beispiel als PDF oder CSV-Export. Das ist ein weiterer Grund, warum ein digitales System mit Exportfunktion sinnvoll ist.

Betriebsrat und Mitbestimmung (BetrVG § 87)

Das Mitbestimmungsrecht

Wenn es in deinem Handwerksbetrieb einen Betriebsrat gibt, hat dieser bei der Einführung eines Zeiterfassungssystems ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG:

Der Betriebsrat hat ... mitzubestimmen bei Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen.

Ein Zeiterfassungssystem ist eine solche technische Einrichtung — auch wenn du es nicht zur Überwachung einsetzen willst. Allein die Eignung zur Überwachung löst das Mitbestimmungsrecht aus.

Was das in der Praxis bedeutet

• Der Betriebsrat muss vor der Einführung einbezogen werden — nicht erst danach
• Es sollte eine Betriebsvereinbarung geschlossen werden, die regelt: welches System, welche Daten, wer hat Zugriff, wie lange werden Daten gespeichert
• Der Betriebsrat hat kein Vetorecht gegen die Zeiterfassung an sich (die ist gesetzlich verpflichtend), aber er hat ein Mitbestimmungsrecht bei der Ausgestaltung
• Ohne Betriebsvereinbarung kann der Betriebsrat die Einigungsstelle anrufen

Kein Betriebsrat vorhanden

Die meisten Handwerksbetriebe mit weniger als 20 Mitarbeitern haben keinen Betriebsrat. In diesem Fall entfällt das Mitbestimmungsrecht nach § 87 BetrVG. Der Arbeitgeber kann das System eigenständig einführen — muss aber natürlich die DSGVO und das ArbZG einhalten.

Datenschutz bei der Zeiterfassung

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Verarbeitung von Arbeitszeitdaten ist durch mehrere Rechtsgrundlagen gedeckt:

• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung): Der Arbeitgeber ist gesetzlich zur Zeiterfassung verpflichtet
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung): Die Zeitdaten werden für die Lohnabrechnung benötigt
• § 26 BDSG (Beschäftigtendatenschutz): Datenverarbeitung, die für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist

Eine separate Einwilligung der Mitarbeiter ist für die Basis-Zeiterfassung (Beginn, Ende, Pausen) nicht erforderlich — die gesetzliche Pflicht reicht als Rechtsgrundlage.

GPS-Tracking: Andere Regeln

Anders sieht es bei GPS-Tracking aus. Die Standorterfassung ist datenschutzrechtlich deutlich eingriffsintensiver als die reine Zeiterfassung. Zulässig ist sie nur bei einem konkreten, legitimen Zweck, wenn sie dafür erforderlich und verhältnismäßig ist und sich auf eine geeignete Rechtsgrundlage stützt (z. B. § 26 BDSG oder Art. 6 DSGVO). Eine Einwilligung ist im Arbeitsverhältnis nicht automatisch tragfähig, weil sie wegen des Abhängigkeitsverhältnisses oft nicht wirklich freiwillig ist. Dauerhaftes Tracking oder Tracking außerhalb der Arbeitszeit ist regelmäßig besonders problematisch. Bei umfangreichem GPS-Einsatz gehören Betriebsrat, Datenschutzbeauftragter und ggf. eine Datenschutz-Folgenabschätzung mit an den Tisch.

Wird ausnahmsweise auf eine Einwilligung gesetzt, muss sie:

• Freiwillig sein (keine Nachteile bei Verweigerung)
• Informiert sein (der Mitarbeiter muss wissen, welche Daten erhoben werden)
• Jederzeit widerrufbar sein
• Dokumentiert werden

Was der Chef kontrollieren darf

Der Arbeitgeber darf die Zeitdaten seiner Mitarbeiter einsehen und auswerten — das ist der Zweck der Erfassung. Konkret darf er:

• Prüfen, ob die Arbeitszeiten korrekt sind
• Überstundenkonten einsehen und verwalten
• ArbZG-Compliance überwachen (Höchstarbeitszeit, Pausen, Ruhezeiten)
• Daten für die Lohnabrechnung verwenden
• Daten an den Steuerberater für die Gehaltsabrechnung exportieren
• Bei konkretem Verdacht auf Missbrauch die Einträge genauer prüfen

Was der Chef nicht darf

Auch als Arbeitgeber gibt es Grenzen:

• Permanente Einzelüberwachung: Minutengenaues Tracking, wer gerade wo steht und was tut, ohne sachlichen Grund
• Leistungsbewertung allein anhand von Zeitdaten: „Du warst letzte Woche nur 39 Stunden da, die anderen waren 42 Stunden da" als Leistungskriterium — das ist unzulässig, wenn es nur auf Anwesenheit und nicht auf Ergebnis abstellt
• Weitergabe an unbefugte Dritte: Die Zeitdaten eines Mitarbeiters an Kollegen weitergeben oder öffentlich aushängen
• GPS-Tracking ohne Einwilligung: Standortdaten erheben ohne ausdrückliche Zustimmung
• Tracking außerhalb der Arbeitszeit: Nach Feierabend darf kein Tracking mehr erfolgen — weder GPS noch App-basiert

Konsequenzen bei Verstößen

Für den Arbeitgeber

Verstöße gegen die Zeiterfassungspflicht können folgende Konsequenzen haben:

• Bußgeld bis 30.000 € bei bestimmten Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz — etwa wenn die nach § 16 Abs. 2 ArbZG vorgeschriebenen Aufzeichnungen fehlen oder falsch sind (§ 22 ArbZG). Welche Sanktion greift, hängt von der konkret verletzten Vorschrift ab; die aus dem Arbeitsschutzgesetz abgeleitete allgemeine Erfassungspflicht ist nicht automatisch mit 30.000 € bewehrt (dort kommt ein Bußgeld v. a. bei Verstoß gegen eine vollziehbare behördliche Anordnung in Betracht).
• DSGVO-Bußgeld bei Datenschutzverstößen (theoretisch bis 20 Mio. € oder 4 % des Jahresumsatzes, in der Praxis deutlich weniger)
• Schwächere Beweisposition vor dem Arbeitsgericht: Eine saubere Zeiterfassung ist bei Überstundenklagen ein wichtiges Beweismittel. Fehlt sie, kann der Arbeitgeber einen konkreten Vortrag des Arbeitnehmers schlechter entkräften (mehr dazu unten).
• Nachzahlungspflicht für tatsächlich angefallene, angeordnete oder gebilligte und nicht vergütete Überstunden

Für den Arbeitnehmer

Auch Mitarbeiter können Konsequenzen treffen:

• Abmahnung bei wiederholter Weigerung, die Zeiterfassung zu nutzen
• Kündigung bei beharrlicher Verweigerung oder bei Arbeitszeitbetrug
• Schadensersatzpflicht bei nachgewiesenem Arbeitszeitbetrug (theoretisch, in der Praxis selten)
• Verlust von Ansprüchen: Wer seine Zeiten nicht einträgt, kann später nur schwer Überstunden nachweisen

Der häufigste Streitfall: Überstundenklagen

Der praktisch wichtigste Aspekt der Zeiterfassung für Handwerksbetriebe sind Überstundenklagen — und hier hält sich ein hartnäckiges Missverständnis. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung führt nicht zu einer Umkehr der Beweislast im Überstundenvergütungsprozess. Das Bundesarbeitsgericht hat ausdrücklich klargestellt, dass die Darlegungs- und Beweislast durch die Erfassungspflicht unverändert bleibt.

Konkret gilt weiterhin:

1. Der Arbeitnehmer muss darlegen und im Streitfall beweisen, an welchen Tagen er von wann bis wann über die normale Arbeitszeit hinaus gearbeitet hat.
2. Er muss außerdem darlegen, dass die Überstunden vom Arbeitgeber angeordnet, gebilligt oder geduldet oder zur Erledigung der geschuldeten Arbeit erforderlich waren.
3. Auf einen ausreichend konkreten Vortrag muss der Arbeitgeber substantiiert erwidern — bloßes pauschales Bestreiten reicht dann nicht.

Eine saubere Zeiterfassung ist damit kein Freifahrtschein, aber ein starkes Beweismittel: Sie hilft dir, unberechtigte Überstundenforderungen konkret zu widerlegen, und sichert zugleich berechtigte Ansprüche deiner Mitarbeiter. Fehlt jede Erfassung, wird die Auseinandersetzung für beide Seiten schwieriger — ein Grund mehr, von Anfang an sauber zu dokumentieren.

Häufige Fragen zu Rechten und Pflichten

Darf der Mitarbeiter verlangen, dass bestimmte Daten gelöscht werden?

Grundsätzlich hat jeder Betroffene nach Art. 17 DSGVO ein Recht auf Löschung. Allerdings: Solange eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht (z. B. 2 Jahre nach § 16 Abs. 2 ArbZG bzw. § 17 MiLoG; Lohnkonten 6 Jahre nach § 41 EStG; steuerliche Buchungsbelege seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV nur noch 8 statt früher 10 Jahre) oder ein anderer berechtigter Zweck fortbesteht, muss der Arbeitgeber nicht löschen. Fällt jeder Aufbewahrungsgrund weg, muss er dagegen löschen — auch ohne Anfrage.

Kann der Mitarbeiter die Art der Zeiterfassung mitbestimmen?

Ohne Betriebsrat: Nein. Der Arbeitgeber bestimmt das System im Rahmen seines Direktionsrechts. Mit Betriebsrat: Der Betriebsrat hat ein Mitbestimmungsrecht bei der Ausgestaltung (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Der einzelne Mitarbeiter hat aber auch dann kein individuelles Wahlrecht zwischen verschiedenen Systemen.

Muss der Arbeitgeber das Smartphone für die Zeiterfassung stellen?

Wenn die Zeiterfassung per App auf dem Smartphone des Mitarbeiters erfolgen soll, stellt sich die Frage, wer das Gerät stellt. Grundsätzlich gilt: Der Arbeitgeber muss die Mittel für die Zeiterfassung bereitstellen. In der Praxis nutzen die meisten Mitarbeiter ihr privates Smartphone — aber der Arbeitgeber kann das nicht verlangen, wenn der Mitarbeiter kein Smartphone besitzt. In diesem Fall muss eine Alternative bereitgestellt werden (z. B. ein einfaches Dienst-Smartphone oder ein stationäres Terminal).

Was passiert, wenn der Mitarbeiter das Stempeln vergisst?

Ein vergessener Stempel ist kein Drama — aber er sollte zeitnah nachgetragen werden. Viele Systeme ermöglichen eine nachträgliche Buchung mit einem Vermerk „nachgetragen". Regelmäßiges Vergessen kann abgemahnt werden. Wichtig: Das System sollte eine Erinnerungsfunktion haben, die den Mitarbeiter aktiv ans Stempeln erinnert.

Darf der Arbeitgeber die Zeitdaten für die Leistungsbewertung nutzen?

Die Zeiterfassungsdaten dürfen für den Zweck genutzt werden, für den sie erhoben wurden: Dokumentation der Arbeitszeit, Lohnabrechnung, ArbZG-Compliance. Eine darüber hinausgehende Nutzung — etwa als alleiniges Kriterium für die Leistungsbewertung — ist datenschutzrechtlich problematisch und kann vom Betriebsrat beanstandet werden.

Fazit: Klare Regeln für beide Seiten

Die Zeiterfassung im Handwerk ist ein Zusammenspiel von Arbeitgeber-Pflichten und Arbeitnehmer-Pflichten. Der Arbeitgeber muss das System bereitstellen, die Nutzung sicherstellen, die Daten schützen und die ArbZG-Grenzen überwachen. Der Arbeitnehmer muss korrekt und zeitnah erfassen und darf keine falschen Angaben machen.

Gleichzeitig haben Mitarbeiter Rechte: Einsicht in ihre Daten, Schutz vor übermäßiger Überwachung und die Sicherheit, dass ihre Daten nicht missbraucht werden.

In der Praxis funktioniert Zeiterfassung am besten, wenn beide Seiten verstehen, warum sie nötig ist — nicht als Kontrollinstrument, sondern als Schutz: Schutz vor unbezahlten Überstunden für den Mitarbeiter und Schutz vor Bußgeldern und Klagen für den Arbeitgeber.

Rechtsstand: August 2026. Rechtsgrundlagen u. a.: BAG 1 ABR 22/21 (Erfassungspflicht) · BAG 5 AZR 359/22 (Beweislast bei Überstunden) · § 16 ArbZG · § 17 MiLoG · Art. 15 DSGVO · § 87 BetrVG · § 26 BDSG. Die allgemeine elektronische Erfassungspflicht ist eine geplante ArbZG-Novelle und Stand August 2026 noch nicht in Kraft. Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar. Bei konkreten arbeitsrechtlichen Fragen wende dich an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht oder deine Handwerkskammer.

Weiterlesen: BAG-Urteil Zeiterfassung erklärt | DSGVO für Handwerksbetriebe | Zeiterfassung im Handwerk 2026

Weiterführende Artikel

• Buch: Arbeitszeiterfassung für Handwerker (Stundenzettel & Wochenübersicht)
• Buch: DSGVO im Handwerk — Datenschutz einfach umsetzen