E-Rechnung-Pflicht für Handwerker: Fristen 2025, 2027, 2028 im Überblick

Die E-Rechnung ist für Handwerksbetriebe keine Zukunftsmusik mehr, sondern geltendes Recht — mit klaren, gestaffelten Fristen. Dieser Überblick bringt alles auf einen Punkt: Wer muss ab wann was können, welche Formate gelten, und was du jetzt konkret tun solltest.

Schnelle Antwort

Empfangen musst du E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025 — jeder Betrieb, auch Kleinunternehmer. Versenden (ausstellen) musst du sie ab dem 1. Januar 2027 (bei über 800.000 € Vorjahresumsatz) bzw. ab dem 1. Januar 2028 (alle übrigen Betriebe). Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen (B2B) im Inland — an Privatkunden nicht. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD) — ein normales PDF zählt nicht.

Die drei Fristen, die zählen

Bis Ende 2026 gilt eine Übergangsphase: Papier und PDF sind mit Zustimmung des Empfängers noch erlaubt. Für kleinere Betriebe (≤ 800.000 €) läuft diese Möglichkeit erst Ende 2027 aus. Der Empfang ist aber jetzt schon Pflicht — hier gibt es keine Schonfrist. Mehr dazu im Ratgeber E-Rechnung im Handwerk — was seit 2025 Pflicht ist und im Countdown-Fahrplan zur Versandpflicht.

Nur B2B — Privatkunden bleiben außen vor

Die Pflicht betrifft ausschließlich Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B) im Inland. An Privatkunden (B2C) darfst du weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen stellen. Für den typischen Handwerksbetrieb heißt das: Die Badsanierung für den privaten Hausbesitzer bleibt formfrei — die Rechnung an den Gewerbekunden oder das Bauunternehmen fällt unter die Pflicht.

Was ist überhaupt eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind zwei Formate etabliert:

• XRechnung — reines XML, v. a. im Behörden-Umfeld verbreitet.
• ZUGFeRD — ein hybrides Format: ein PDF/A-3, in das der XML-Datensatz eingebettet ist. Man sieht also eine lesbare Rechnung und hat zugleich die maschinenlesbaren Daten. Aktuelle Version ist ZUGFeRD 2.5.2 (2026) — wichtig ist aber nicht die Versionsnummer, sondern das Profil: ab EN 16931 (Comfort) aufwärts ist es eine gültige E-Rechnung.

Kein gültige E-Rechnung sind: ein einfaches PDF (auch mit allen Pflichtangaben), eine eingescannte Papierrechnung, ein Foto oder eine Word-/Excel-Datei. Welches Format wann sinnvoll ist, erklärt der Ratgeber ZUGFeRD und XRechnung — was Handwerker wissen müssen.

Die Ausnahmen

Nicht jede Rechnung muss elektronisch sein:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV) sind von der Pflicht zur Ausstellung als E-Rechnung ausgenommen.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen E-Rechnungen zwar empfangen können, sind aber von der Pflicht zur Ausstellung befreit.

Auch wenn eine Ausnahme greift: E-Rechnungen empfangen können musst du trotzdem — diese Pflicht gilt seit 2025 ohne Ausnahme.

Was du jetzt konkret tun solltest

1. Empfang sicherstellen (sofort, seit 2025 Pflicht): Richte eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungen ein und sorge dafür, dass du XRechnung/ZUGFeRD öffnen und archivieren kannst. Einen kostenlosen Prüfer und einen Generator findest du in unserem E-Rechnung-Tool.
2. Umstellung vorbereiten (vor deinem Stichtag): Stelle deine Rechnungsstellung auf ein EN-16931-Format um. Ein modernes Rechnungs-/Buchhaltungsprogramm erzeugt E-Rechnungen auf Knopfdruck — und archiviert sie GoBD-konform. Grundlagen dazu: Rechnung schreiben GoBD-konform und Pflichtangaben nach § 14 UStG.
3. Archivierung & Steuerberater: E-Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden. Kläre den Übergabeweg zu deinem Steuerberater — siehe DATEV-Export im Handwerk.